Aliar Gestiona y Portal de Inocuidad trabajamos algunos proyectos en conjunto y habitualmente nos reunimos para planificar y organizar nuestro trabajo. Fue así como decidimos compartir nuestro debate interno sobre la organización de un equipo de calidad como componente fundamental de un Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria (SGIA) sólido. Esperamos que esta información les sea de utilidad.
Desde hace algunos años el trabajo en equipo se ha convertido en la clave del éxito en una organización. Pero muchas veces se fracasa en el intento, ya sea porque no se eligieron a las personas correctas para ocupar cada puesto, por falta de liderazgo, por falta de interés en las funciones asignadas, etc. El trabajo en equipo es un modo de gestión, y si se entiende como tal, con las dificultades y las ventajas que tiene puede convertirse en una herramienta sustantiva para la mejora continua de la calidad.
En este sentido desarrollaremos algunas ideas para reflexionar con ustedes acerca de una de las maneras que puede funcionar un equipo de calidad de una empresa; teniendo en cuenta que puede haber diferencias de un caso a otro en función de la complejidad de la empresa, el rubro o localización.
En función de nuestra experiencia en la industria alimentaria y afines, la manera que resulta más eficiente para crear un equipo de calidad es aquella en la que se distribuyen las funciones en tres áreas. De ahora en adelante las vamos a llamar Gerencia de calidad, Aseguramiento de calidad y Control de calidad.
El referente de la Gerencia de calidad tendrá como función principal coordinar la formulación y comunicación de la política de inocuidad a todos los niveles de la organización, analizar los indicadores de desempeño del Sistema de Gestión de Inocuidad Alimentaria (SGIA) y articular las actividades y funciones de las otras dos áreas actuando como un engranaje. Debe tener un perfil claro de liderazgo y, por sobre todas las cosas, lograr que la cultura de inocuidad derrame en toda la organización, que “se internalice”.
Cuando hablamos de liderar en este puesto, nos referimos a que debe promover la toma de conciencia de los requisitos legales y de los clientes en toda la empresa. También liderar implica participar en la redacción de los perfiles de puesto con RRHH, autorizar la organización de turnos y planteles de trabajo y propiciar los recursos para el cumplimiento de las tareas del área. Otro aspecto relacionado con este perfil es el de aprobar los planes de obras y/o modificaciones de layout, autorizar las órdenes de producción y aprobar los diseños de rótulos, identificar las tendencias de riesgo en la calidad e inocuidad y asegurar el cumplimiento de los objetivos programados para el SGIA.
La persona que ocupa este cargo también suele ser el líder del equipo de inocuidad y reporta directamente a la dirección.
En el área de Aseguramiento de calidad se diseñarán y mantendrán vigentes y operativos los elementos componentes del SGIA, además del análisis estadístico de los indicadores y del layout de la planta.
Es función de esta área la redacción de documentos de referencia y gestión de acciones relacionadas con la Defensa Alimentaria (Food Defense) y la prevención del Fraude, trazabilidad y retiro del producto, selección y evaluación de proveedores, inspección de las Buenas Prácticas de manufactura (BPM), auditorías internas, formación del personal, reclamos, entre otros. Para todo lo anterior es necesario contar con un sistema de actualización de los requerimientos legales y de los clientes, la información científica de peligros emergentes y las barreras en el comercio.
El objetivo principal del área es unificar los requisitos del SGIA tanto del proceso productivo como de compras, control de plagas, RRHH, mantenimiento, entre otros; para lo cual necesitará interactuar con el resto de la empresa. Como parte de este trabajo colaborativo se gestiona y acompaña las auditorías de clientes y de los organismos de control, se vela por la corrección oportuna de las deficiencias detectadas, así como también se participa en la aprobación de los diseños de rótulos.
Dentro del alcance del área de Aseguramiento de calidad se redactarán las especificaciones de materias primas, insumos, utensilios y materiales; y se planificarán las tareas de control sobre las mismas. El cierre de todas estas actividades, se reflejarán en los informes para la revisión del SGIA, los cuales se reportarán a la gerencia.
El área de Control de calidad tiene por objetivo principal el control operativo del SGIA. Por control operativo nos referimos a velar por la ejecución de los procedimientos asociados a la producción y su entorno y la evaluación de los resultados. Por ejemplo:
Control de Calidad planifica junto con Aseguramiento de calidad las tareas de control de ambas áreas y prepara los reportes para la revisión del SGIA.
Más allá de la estructuración de las tareas en distintos puestos dentro de un organigrama, cuya definición depende del tamaño, cultura y negocio, queremos destacar que esta distribución refiere a áreas de responsabilidad que pueden ser asumidas por 1 persona (si la estructura empresarial es muy pequeña) o por grupos de 2, 3 o más personas que ejecuten tareas en forma independiente y luego las consoliden en el trabajo grupal o que trabajen desde el principio en forma coordinada.
En conclusión, el aspecto clave para el trabajo en equipo es lograr la participación de las personas. Para ello, es necesario que previamente las personas se sientan que forman parte de la organización, lo cual las induce a tomar parte en la misma, a través de su presencia en las decisiones y en las acciones que se emprenden. Así, el aprovechamiento de la contribución individual en beneficio del equipo genera un sentimiento de realización personal y mayor motivación para el trabajo.
Por tal motivo la distribución clara de las responsabilidades y roles de los integrantes de cada área deben estar adecuadamente definidas de manera de aprovechar al máximo las habilidades de las personas que lo integran y de esa manera optimizar los procesos y subirse el ciclo de mejora continua.
¿Cuál es tu experiencia? Hagan sus comentarios, aportes y experiencias a este análisis.
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